Rekisteriseloste ja tietosuoja päivitetty 6/2021

Suomen henkilötietolaki (523/1999), 10§ Sähköisen viestinnän tietosuojalaki (917/2014)

Rekisterin ylläpitäjä

• Xonia Koulutuspalvelut
• Y-tunnus: 2847716-9 
• osoite: Ilmarinkatu 14 B 27, 33500 Tampere

Rekisterin yhteyshenkilö

Outi Myllymäki, outikaarinamyllymaki@gmail.com

Rekisterin nimi ja ylläpidon peruste

• Copywriting & sisällöntuotanto Outi Kaarina -asiakasrekisteri
• Copywriting & sisällöntuotanto Outi Kaarina -markkinointirekisteri

Rekisteriin liittyvä sivusto: outikaarina.com

Rekisterit

Asiakasrekisterin muodostavat henkilöt ja heidän edustamansa yritykset, jotka ovat tilanneet tai pyytäneet tarjouksen Outi Kaarinan palveluista. He ovat ilmoittaneet itse tietonsa asiakkuuden tai tarjouspyynnön yhteydessä. Henkilötietoja käytetään palvelun toteuttamista ja yhteydenpitoa varten.

Markkinointirekisterin muodostavat henkilöt ja heidän edustamansa yritykset, jotka ovat antaneet yhteystietonsa ja luvan viestinnän vastaanottamiseen joko ilmoittautumislomakkeessa, verkkosivustolla tai muussa yhteydessä. 

Tietojen keräämisen tarkoitus

Käyttäjän henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

• asiakassuhteen ylläpito, hoitaminen ja kehittäminen
• palvelujen toteuttaminen
• asiakas- ja kävijätapahtumien varmentaminen
• asiakaspalvelun, toiminnan ja sivustojen kehittäminen
• mielipide- ja markkinatutkimusten toteuttaminen
• jälleenmarkkinointi käyttäen Facebookin, Googlen ja sähköpostimarkkinointiin tarkoitettuja työkaluja
• tuotteiden ja palvelujen markkinointi sekä tietojen tilastointi ja analysointi
• kumppanuus- ja affiliatemarkkinoinnin toteuttaminen

Rekisterit koostuvat yllä mainittujen sivustojen, maksuttomien materiaalien tilaamisen sekä tarjouspyynnön kautta postituslistalle liittyneistä käyttäjistä ja palvelua tilanneista asiakkaista. Rekisterin henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon sähköpostilistalla oleviin käyttäjiin sekä asiakassuhteiden hallintaan ja ylläpitoon.

Käyttäjää tiedotetaan sivustojen uutisista ja ajankohtaisista tapahtumista henkilötietolain mukaisesti. Käyttäjä hyväksyy, että yritys lähettää sähköpostin välityksellä myös suoramarkkinointi-, suoramainonta-, mielipide-, markkinointitutkimusmateriaalia ja/tai muuta näihin rinnastettavaa viestintää.

Kerättävät tiedot

Käyttäjänä sinusta voidaan kerätä seuraavia tietoja:

• Etunimi
• Sukunimi
• Työtehtävä tai asema yrityksessä
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Yrityksen nimi
• Yrityksen yhteystiedot
• Y-tunnus
• Asiakassuhteen ylläpitoa koskevat tiedot; laskutus- ja maksutiedot, tilaustiedot, myyjä- ja kumppanitiedot, asiakaspalautteet, yhteydenotot, arvonta- ja kilpailuvastaukset, peruutustiedot
• Sivustolla lähetetyt viestit 
• Sivuston käyttäjän luvat ja suostumukset
• Käyttäjän käyttötiedot, kuten esimerkiksi linkkien klikkaaminen, sivut tai postaukset joilla vierailet, toimintojen ajankohta.

Sähköpostilistalle liittynyt käyttäjä voi milloin tahansa poistaa tietonsa rekisteristä kussakin kirjeessä mainitun linkin kautta. Linkki on joko englanninkielinen (unsubscribe) tai suomenkielinen (poistu listalta). Käyttäjä saattaa olla mukana useammalla sähköpostilistalla, jonka johdosta yritys saattaa silti lähettää viestejä ja materiaaleja, vaikka käyttäjä olisi mielestään poistunut sähköpostilistalta kerran. Mikäli haluat poistua kaikilta listoilta samanaikaisesti, ota yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen o.k.myllymaki@gmail.com.

Henkilötietojen säilytysajat

Asiakas- ja markkinointirekisteriä tarkastellaan 6 kuukauden välein. Käyttäjän tiedot tuhotaan, kun ne eivät ole enää tarpeellisia käyttötarkoitusta varten. Henkilötietoja säilytetään maksimissaan 36 kuukautta sen jälkeen, kun käyttäjä on avannut viimeisen sähköpostin tai markkinointikirjeen tai tehnyt edellisen palvelutilauksen.

Henkilötietojen luovuttaminen

Rekistereihin kerättyjä tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle markkinointi,- myynti-, mielipide- tai markkinatutkimustarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa Suomen lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä. Rekisteri on tallennettu tietojärjestelmään ja se on suojattu ja sijoitettu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.

Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Sähköpostilistalla olevien käyttäjien tietoja (etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite) siirretään EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella oleville ohjelmistoille:

• Googlen palvelut, kuten Google Analytics -kävijäseuranta
• Facebook ja Instagram

Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan, kun käyttäjä tilaa sähköpostikirjeen, lataa jonkin maksuttoman materiaalin, osallistuu kilpailuihin tai arvontoihin, ilmoittautuu workshoppeihin tai muihin tapahtumiin, lähettää viestin tai tarjouspyynnön, tai tilaa tuotteen/palvelun yritykseltä. Tietoja saadaan myös evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Käyttäjän suostumuksella henkilötiedot voidaan liittää rekisteriin myös muuta kautta (esimerkiksi puhelimitse tai sähköpostitse ilmoittamalla).

Suojaus

Rekisteriin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettu käyttämään vain ennalta määrätyt henkilöt, kuten esimerkiksi laskutuksesta huolehtiva assistentti tai markkinointiin keskittyvä yritys.

Tarkastus- ja oikaisuoikeus (Henkilötietolaki 26§) 

Suoramarkkinointirekisterissä olevalla käyttäjällä on henkilötietolain 26§ mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen outikaarinamyllymaki@gmail.com tai kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella Xonia Koulutuspalvelut, Outi Myllymäki, Ilmarinkatu 14 B 27, 33500 Tampere.

Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee Copywriting & sisällöntuotanto Outi Kaarinan asiakas- ja markkinointirekisterin rekisteritietoja. Jos tiedoissa on virheitä, käyttäjä voi esittää rekisterin yhteyshenkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön. Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä tulee perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä käyttäjän mielestä on oikea tieto ja miten korjaus pyydetään tekemään.

Yritys ei tarkista käyttäjän antamien henkilötietojen oikeellisuutta. Käyttäjä voi muuttaa, täydentää ja poistaa tietojaan jokaisen sähköpostikirjeen lopussa olevien linkkien kautta tai ilmoittamalla muutoksista sähköpostitse rekisterin ylläpitäjälle.

Rikkomuksista ilmoittaminen

Käyttäjän tulee huomioida, että mikään internetin tiedonsiirtomenetelmä tai sähköinen tallennusmuoto ei ole täysin turvallinen. Yritys ei voi taata täyttä turvallisuutta. Jos yrityksen tietoon tulee tietoturvarikkomus, se ilmoittaa siitä asianosaisille käyttäjille, jotta he voivat tehdä tarvittavat suojaustoimenpiteet. Yritys sitoutuu ilmoittamaan asiakkailleen kaikista heidän tietoturvallisuuttaan koskevista asioista.

Käyttäjän velvollisuudet

Käyttäjän tietojen turvassa pysyminen edellyttää, että käyttäjä varmistaa omien laitteidensa turvallisuuden sekä omien tiliensä tietoturvan käyttämällä riittävän monimutkaisia salasanoja, vaihtamalla ne säännöllisesti ja säilyttämällä niitä asianmukaisesti.

Käyttäjän oikeudet

Sivuston käyttäjällä on seuraavat oikeudet:

• Tiedonsaantioikeus
• Käsittelyn rajoittamisen oikeus
• Korjausoikeus
• Oikeus tulla unohdetuksi
• Suostumuksen peruuttamisen oikeus
• Tietojen siirto-oikeus

Käyttäjällä on oikeus kieltää rekisterin ylläpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Linkit kolmansien osapuolten verkkosivuille

Verkkosivuston, ladattavien materiaalien sekä sähköpostien sisällöt voivat sisältää linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivustoille. Nämä sivustot eivät ole yrityksen hallinnassa, joten kävijän oma velvollisuus on tutustua ja hyväksyä näiden sivustojen omat tietosuojaselosteet. Yritys ei vastaa kolmansien osapuolten verkkosivustojen sisällöstä tai verkkosivustojen sisältämistä linkeistä.

Jos käyttäjä siirtyy linkitetylle verkkosivustolle, hänen tulee tutustua kyseisen verkkosivuston yksityisyydensuojaperiaatteisiin, evästeiden keruutietoihin ja muihin sovellettaviin käyttöehtoihin itse.

Kumppanuusmarkkinointi

Yritys voi tarjota tietoa tarkasti valituista kumppaneista ja heidän tarjoamista palveluistaan. Yritys ei jaa käyttäjän tietoja kumppaneille suoraan.

Evästeet

Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka tallentuvat käyttämäsi laitteen (tietokone/mobiililaite) selaimeen. Näin voidaan tunnistaa kävijä, joka vierailee sivustolla useasti. Jokainen eväste vanhenee tietyn ajan kuluttua, riippuen sen käyttötarkoituksesta. Yritys käyttää omilla sivuillaan evästeitä.  Käyttämällä yrityksen sivustoa annat suostumuksen määrittelemiesi evästeiden käyttöön kuvatulla tavalla.

Voit hallita sivuston evästeasetuksia sivun kohdasta “Hallitse evästeitä”. 

Tietosuojan ja rekisteriselosteen muuttaminen

Tietosuoja ja rekisteriseloste tarkistetaan kaksi kertaa vuodessa, jonka yhteydessä ne voivat muuttua. Muutoksista tiedotetaan heti päivityksen yhteydessä. Käyttämällä sivustoa hyväksyt automaattisesti uuden tietosuojan ja rekisteriselosteen. Mikäli et hyväksy, silloin sivuston käyttö tulee välittömästi lopettaa.

Muut mahdolliset oikeudet

Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus, mikäli olet tyytymätön yhdistykselle lähettämäsi valituksen käsittelyyn. Valitus tehdään valvontaviranomaiselle. http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html | tietosuoja@om.fi

Lisätietoja

Rekisteriin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä sähköpostilla outikaarinamyllymaki@gmail.com

Rekisteriseloste ja tietosuoja päivitetty 6/2021.